Vier der am häufigsten gestellten Fragen über Electronic Data Interchange (EDI) bei Klöckner.

#1 WAS IST EDI?

EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange, also Elektronischen Datenaustausch und beschreibt eine dauerhafte Verbindung zwischen Geschäftssystemen.

Am besten zu verstehen ist eine EDI Verbindung, wenn man sie zunächst aus einer B2C Sicht betrachtet. Denn fast jeder, der schon einmal online eingekauft hat, ist in diesem Prozess indirekt mit einer EDI Verbindung in Berührung gekommen.

Nehmen wir als Beispiel einen Kühlschrankkauf bei einem großen Online-Marktplatz: Das System des Herstellers und die vertreibende Plattform müssen Geschäftsinformationen austauschen, um den Online-Verkauf abzuschließen. So sollte in beiden Systemen eine Information darüber hinterlegt sein, welcher in diesem Fall Kühlschranktyp bestellt und ob dieser bereits bezahlt wurde, als auch wann dieser wohin geliefert werden soll. Wie funktioniert also ein solcher Informationsfluss?

Auf die herkömmliche, analoge Weise wurden die Daten bzw. Informationen manuell, z.B. per E-Mail oder Fax, ausgetauscht. Bei Online-Plattformen sind diese Daten jedoch in digitalisierter Form, d.h.  in einen Code umgewandelt, vorhanden. Sie werden durch eine Schnittstelle von einem Businesssystem an ein anderes übertragen. Die jeweiligen Systeme entziffern mithilfe eines Translators den Code und verwerten relevante Informationen. Der direkte Informationentransfer ist mittels EDI Verbindung möglich.

Klöckner als B2B Beispiel

Bei Klöckner arbeiten wir mit EDI Anbindungen, um unser Geschäft zu digitalisieren. Die Automatisierung des Bestellprozesses gestaltet die tägliche Arbeit effizienter, da lästiger Papierkram umgangen, Zeit gespart und Fehlerquellen im Datentransfer reduziert werden können. Bildlich kann man sich einen EDI Prozess zwischen Klöckner und unseren Kunden wie folgt vorstellen:

Note: Ein Business System kann ein SCM (Supply Chain Management), ein ERP (Enterprise Ressource Planning) oder ein vergleichbares System sein. Voraussetzung ist lediglich, dass das Business System Nachrichten generieren, schicken und empfangen kann. Bei Klöckner nutzen wir ein ERP System, SAP. Wenn unsere Kunden ein anderes System nutzen, bedarf es sogenannter Translators, auch als „Brieftauben“ oder „Middleware“ bekannt, die Information für das jeweils andere System leserlich machen.

Der Translator von Klöckner heißt Lobster.

Konkret werden über die EDI Verbindung bei Klöckner und einem Kunden Geschäftsdaten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen beiden Parteien ausgetauscht. Das bedeutet, der Kunde kann eine Bestellung wie gewohnt in seinem ERP System erstellen. Sobald die Bestellung gesichert wird, wird diese automatisch an Klöckner und somit an unser SAP System gesendet. Nun muss der Vertriebsmitarbeiter die Bestellung prüfen und freigeben. Ist die Freigabe erfolgt, wird die Bestellbestätigung unmittelbar an das System des Kunden versandt. Sobald Rechnung und Lieferschein in SAP verfügbar sind, werden diese auf demselben Weg übertragen.

#2 WIE HILFT EDI, EFFIZIENTER ZU ARBEITEN?

EDI ist ein automatisierter Datenaustauschprozess zwischen Geschäftssystemen. Das bedeutet, dass der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird. Vertriebsmitarbeiter erhalten Bestellungen direkt in SAP und Informationen müssen nicht zuerst händisch eingetragen werden. Der Einkäufer beim Kunden erhält die Auftragsbestätigung direkt in seinem Geschäftssystem. Dabei stellt die Technologie sicher, dass es keine Abweichungen zur ursprünglichen Bestellung gibt, wodurch eine manuelle Kontrolle entfällt. Genauso wie die Auftragsbestätigung werden auch alle nachfolgenden Dokumente auf Abweichungen überprüft, was zu einer Eliminierung von Übertragungsfehlern führt. Der gesamte Prozess wird so beschleunigt und die Zuverlässigkeit steigt. Folglich steigert eine EDI Anbindung die Effizienz auf beiden Seiten.

#3 WELCHE KUNDEN KOMMEN FÜR EDI IN FRAGE?

Grundsätzlich gibt es gibt keine Restriktionen. Nichtsdestotrotz sollte die Verbindung wirtschaftlich sinnvoll sein: Es sollte eine gute Kundenbeziehung vorhanden und die Möglichkeit bestehen, das Geschäft zu erweitern oder Aufwand bzw. Kosten zu sparen. Eine EDI Anbindung ist immer dann sinnvoll, wenn auf beiden Seiten der Businesstransaktion ein hoher administrativer Aufwand gegeben ist z.B. bei häufigen Bestellungen mit vielen Positionen. Eine EDI Verbindung ist zudem ein solider Grundstein für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.

#4 GIBT ES IRGENDWELCHE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN?

EDI ist ein kundengesteuerter Prozess. Das bedeutet, dass wir keine Anforderungen festlegen, sondern mit dem arbeiten, was das System des Kunden benötigt und zur Verfügung stellen kann. Die einzige Voraussetzung ist, dass es sich um ein Geschäftssystem handelt, das in der Lage ist, Nachrichten zu erstellen, die strukturierte Geschäftsdaten enthalten – was auf die meisten ERP, SRM und Warenwirtschaftssysteme zutrifft. Der günstigste Falls besteht, wenn das System eine EDI Nachricht generieren kann.

 

Ein Artikel von Elena Pinger & Sandra Müller

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